【弁護士が解説】電子契約書と電子署名の仕組みと流れ。安全性とメリットは？タイムスタンプの使い方

よろしくお願いします。

電子契約というものは、よく勘違いされます。

電子契約は契約書をPDFデータに変換したものではありません。

PDFデータで契約を交わしますが、電子署名という特殊な署名が必要です。

電子署名がされた電子契約書は、紙の契約書にハンコを押したものと同様の効力が認められます。

例えば紙の契約書ですが「武山」の印鑑があると
この契約書は
「武山が作りました」
と推定されます。

いかに私が偽造だと言ったとしても、偽造されたという証拠を出さなければ、
「武山さん印鑑を押したんでしょ」
となります。

これが民事裁判の法律、民事訴訟法のルールです。

電子契約にもこのルールが認められることになります。

書面契約と何が違うのかというと、書面の場合はサインまたは社判を押して印鑑を押しますが、その印鑑が電子署名に置き換わります。

あるいは「身元確認済み高度電子署名」という電子署名の別の種類のものもあります。

電子署名はメールとシステムのログで行われるもので導入が割と簡単です。

一方で身元確認済み高度電子署名は、電子認証局により厳格な審査を行った上で証明書を発行します。

かなり厳格ですが、導入のハードルが高いと思います。

また、タイムスタンプはいつ契約書が作成されたかわかるものです。

今述べたようなもので電子契約を行うということになります。

電子契約書の送付はメール等で行います。
また、保管は電子データで行います。

紙ではないので印紙税は不要になります。

よくある質問は安全性です。

ちなみに乗松さんは紙と電子ではどちらが安全だと思われますか？

安全性についてよく聞かれるのですが、その答えとして
私は「水掛け論」と答えています。

なぜかと言うと、紙の契約でも泥棒や強盗が来て
盗まれてしまうことや落としたりする可能性があります。

電子契約も万が一ハッキングされる可能性があります。

どちらの可能性が高いかというと「分かりません」と私は答えます。

ですので、他のメリット・デメリットで決められてはいかがですかと提案します。

メリットは業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化と言われています。

業務効率化とは要するに大量の契約書がある場合に、一括管理が可能で、紙も不要となるため適切にバックアップを取れば無くす可能性も無くなります。

紙が無いのでコスト削減にもつながります。

更にコンプライアンス強化にもつながります。

なぜかというと紙の契約書の場合、契約書を落とす人がいたります。

ひどい人になると仕事をいきなり辞めて契約書を持ち出したままどこかに消えてしまうということもあります。

その問題を無くすことが出来るという意味でコンプライアンス強化につながると考えられます。

また、その契約書を見る権限を設定することによって機密の漏洩を防ぐことが可能です。

契約後の管理面の他にも、契約漏れを防ぐという意味で、コンプライアンス強化も可能です。

民法には「契約方式の自由」という考えが本来あります。

そもそも契約というものは口頭でも成立します。

ただ一定の契約に関しては紙で契約することが定められています。

例えば保証契約は紙で交わすことが定められていますが、これは電子契約でも契約が可能です。

一方で、例えば不動産等で用いられる特殊な契約や書面は電子書面は禁止されています。

最近はIT重説も出来るようになりましたが、電子化出来ない書面もまだあります。

クーリングオフも電子化出来ない書面のひとつです。

導入コストについては、基本的に携帯料金のようになっており、基本料に加え、使用した分の料金が掛かってくるようになっています。

そこまで枚数が多くなければ月に数万円程度で導入できます。

個人的には契約書を大量に扱う企業ではない場合は、導入はまだ良いのかなという感じはあります。

ということで、本日は電子契約についてでした。